terça-feira, fevereiro 21, 2012

Melhoria da Produtividade - Como podemos organizar o nosso trabalho


Como podemos organizar o nosso trabalho

     Ontem organizei melhor o meu escritório.
Hoje vou reflectir neste post sobre a organização do tempo de trabalho.
Por isso sugiro que:
·         Dedique duas horas do seu tempo para se reorganizar.
·         Nas duas ultimas horas da próxima sexta-feira, organize-se como se fosse de férias.
·         Olhe para as suas tarefas e tente descobrir como pode melhorar.
·         Procure as áreas onde pode matar os "vampiros do Tempo", e organize o trabalho para que seja executado à primeira, com qualidade, eficácia e eficiência.
Depois desta experiência crie um espaço de Tempo para Planeamento.
Coloque uma placa "DO NOT DISTURB" na porta do gabinete, e só atenda emergências
Coloque na sua agenda horas para atendimento de colaboradores e clientes.

Diariamente
·         Estabeleça prioridades diárias.
·         Crie diariamente um lista de coisas a fazer
·         Defina prioridades
·         Tente terminar diariamente a sua lista
·         Não procrastinize. Execute aquilo que é importante e se possível delegue o que é urgente.

Aprenda a delegar
·         Sistematize o seu trabalho de forma a que possa facilmente transmiti-lo a terceiros para o executarem.
·         Dar ordens a terceiros
·         No trabalho transmitimos ordens para a execução de tarefas.
A maioria das ordens que transmite são verbais por isso, quando as transmitir deverá ter o cuidado de se aperceber se o seu interlocutor a compreendeu. Por isso transmita a ordem com clareza e certifique-se que é bem compreendida. Se este processo foi bem feito haverá de certeza um bom aproveitamento do tempo para os dois.
Se for uma tarefa para ser repetida, então a ordem deverá ser apresentada por escrito.

Aprenda a dizer NÃO
Nunca diga que "sim" a nenhuma tarefa ou actividade sem considerar o investimento do tempo. É necessário ter coragem para dizer que "não" a solicitações desnecessárias. Analisar o tempo que temos de nos dedicar à realização de uma tarefa é uma ferramenta de administração de tempo muito forte!

Estude as funções de cada departamento em sua empresa.
O tempo investido nesta actividade será compensado pois terá oportunidade de pensar em com melhorar a gestão deste departamento e a comunicação interdepartamental. Depois entre em acção.
NOTA: A digitalização pode ajudar a retirar papel, no entanto é uma perda de tempo digitalizar aquilo que não é necessário.

Bloco Notas
Use um caderno onde anote por data as suas notas e informações que possam ser utilizadas para referências futuras. Não use papeis soltos. Leia atentamente os manuais das agendas electrónicas e dos notbooks, pois têm imensas funcionalidades que podem ajudá-lo na gestão do seu tempo.
Use só um sistema como auxiliar da gestão do Tempo. Papel ou Electrónico. Aprenda a ler rapidamente. Tire um curso de leitura rápida.

Pense e escreva - Prioridades
Ao escrever o que pensa minimiza a confusão e tensão.
Escreva as suas metas, faça listas das tarefas e problemas.
Será mais fácil classificar e ordenar as actividades, e assim efectuar uma melhor gestão do Tempo.
A situação fica mais clara, porque quando não escrevemos e confiamos na nossa memória corremos 2 riscos:
1º Dificuldade em avaliar a tarefa;
2º Esquecimento.
Classifique o que tem de fazer, crie diversas categorias, por exemplo: Prioridade A - Prioridade crítica para o sucesso;
Prioridade B - Prioridade Importante mas não critica;
Prioridade C - Prioridade agradável de fazer se sobrar tempo.
Comece com as prioridades A, depois de concluídas dedique-se às B e posteriormente às C

Onze dicas
1.       Domestique o telefone, fax e correio electrónico.
2.       Minimize as reuniões
3.       Pratique a pontualidade absoluta
4.       Faça e utilize listas – horários, lista com coisas a fazer, listas de pessoas a contactar, planeador de conferências
5.       Tente interligar tudo para que vá ao encontro aos seus objectivos
6.       Bloqueie o seu tempo – Agendamento por defeito;
7.       Minimize as Actividades Não Planeadas – todos os dias deverão ser planeados em blocos de 30 minutos – desde o início até ao final do dia;
8.       Evite as Horas de Ponta – evite ir ao banco às Sextas-Feiras especialmente depois das 11h, evite ir ao hipermercado aos feriados;
9.       Focalize-se nas tarefas mais difíceis e complicadas e concluas rapidamente. O maior desafio é começar, dar o primeiro passo.
10.   Diariamente algo inesperado vai acontecer. Conte com isto!
11.   Por isso quando planear o seu dia deixe algum "tempo Oops". Não deixe que estas emergências atrapalhar a execução das suas tarefas. Depois de responder às emergências volte trabalhar no que planeou. Se não houver emergências, desfrute desse tempo com uma actividade que o faça feliz.

segunda-feira, fevereiro 20, 2012

Melhoria da Produtividade - Gestão do Tempo e organização dos papeis


      Como Torreense e por considerar que a folia e a boa disposição são muito importantes  para o nosso equilíbrio pessoal e profissional, assim como o facto de retirarmos prazer e satisfação naquilo que fazemos são o maior contributo para a melhoria da nossa produtividade.
      Vou escrever durante esta semana um conjunto de textos sobre como melhorar a nossa produtividade.

Gestão do tempo e organização  de Papeis

    Coloque as suas coisas em ordem!
    Arrume convenientemente a sua secretária!
    Organize-a em função das suas prioridades (IUPS):
- Coisas Importante;
- Coisas Urgentes;
- Coisas Passíveis de delegação
- Coisas Sem importância
    Todos os documentos que cheguem à sua secretária deverão ser objecto de registo de uma data, assim será mais fácil decidir quando se deverá arquivar ou mandar para o lixo.
    Sugiro que guarde numa cesta o que não vai ler, responder ou usar imediatamente.
   Os documentos que durante o período de 90 dias não foram usados podem ir para arquivo ou então para o lixo, pois não são relevantes.
     Passados 90 dias e ainda sente pena desta papelada?
     Por isso é que a maioria dos escritórios estão cheios de papel.
    Guarde os documentos, guarde toda a papelada, acumule durante vários anos e convide uns ratos para o festim.
    O facto é que mais de 99% daquilo que arquivamos com mais de um ano, nunca mais vai ser utilizado. 
     Arranje duas cestas para os papeis que recebe e um caixote do lixo:
  1. Para documentos não lidos;
  2. Para documentos lidos;
  3. Caixote do lixo – para reciclagem.
    Por último faça 3 coisas antes de sair do escritório:
  1. Limpe sua secretária;
  2. Planeie as actividades para o dia seguinte
  3. Registe o seu planeamento na sua agenda De seguida vá-se embora, é uma pessoa mais livre e com uma melhor gestão do tempo.
Depois de ter escrito este texto fui para o escritório e tentei seguir os meus próprios conselhos!

sábado, fevereiro 11, 2012

10,5 Ideias para fazer crescer um negócio

Artigo publicado no Jornal "mais oeste" de 10 de Fevereiro de 2012

A experiência que tenho no coaching e consultoria de negócios levou-me a presente
Reflexão que tenho todo o gosto em partilhar!

1 – Encontre o seu nicho de mercado.
Uma empresa pequena com recursos limitados, nomeadamente pouco capital e reduzido número de colaboradores devera tentar perceber naquilo que faz de melhor, especializar-se em produzir ou fornecer algo de muito bom e procurar arranjar
os clientes que necessitam dos seus produtos e serviços.

2 – A especialização pode ser uma vantagem comparativa.
As pequenas empresas tem de pensar na melhor forma de competir com os gigantes.
Elas tem algumas vantagens competitivas, pois conseguem ter maior flexibilidade para responder rápida e eficazmente aos pedidos que lhe são feitos, assim como fornecer serviços devidamente personalizados!

3 – Crie produtos e serviços diferentes.
As pequenas empresas podem personalizar os produtos e serviços que executam  realçando esse facto pois podem apresentar soluções a medida das necessidades dos clientes.
Por isso se a PME estudarem a concorrência e conhecerem efetivamente as necessidades dos seus clientes podem oferecer coisas diferentes e personalizadas que encantam os clientes.

4 – Impressione os clientes. Fidelize-os!
Não e normal ter uma segunda oportunidade por isso
a PME deve impressionar desde o primeiro momento, porque normalmente não tem uma segunda oportunidade. Quero com isto dizer que desde o atendimento personalizado (presencial ou ao telefone), devera ser preciso, coerente, e criar empatia. Por isso devera melhorar todas as suas competências na arte do atendimento e envolvimento com os clientes.

5 – Cuide da sua reputação
E de facto imperativo que a sua reputação seja boa, não só como pessoa, mas também da empresa, pois nas PME a empresa confunde-se com os seus proprietários. Por outro lado a qualidade dos produtos e serviços deve ser elevada para que cada cliente seja uma máquina de referenciação da sua empresa.

6 – Procure a melhoria constante.
A falta de cuidado com a qualidade pode levar ao afastamento de clientes, por isso a preocupação de servir bem, com qualidade no tempo útil (considero o tempo útil quando o clientes tem necessidade do produto ou serviço). Junte a esta preocupação a inovação pois assim poderá ir buscar mais clientes e surpreender os atuais. Por outro lado para os produtos e serviços inovados, há menor concorrência e por isso podemos conseguir obter maisvalias significativas.


7 – Escute seus clientes com atenção.
Ouvir os clientes e a melhor forma de perceber o que eles necessitam. Por outro lado e forma de criar a empatia necessária para melhorar as vendas. Os clientes gostam de se sentir importantes e ao serem ouvidos sentem que nos preocupamos com eles. O facto de nos focalizarmos nos clientes ajuda-nos no processo de fidelização, e torna-os numa ferramenta de marketing para a nossa empresa pois recomendam-nos aos seus amigos e parceiros


8 – Planeie e monitorize a execução do plano
Diz Brain Tracy no livro que em cada minuto gasto com planeamento se poupa dez minutos de execução. Ora um bom planeamento ajuda a aumentar a eficácia do que e realizado, e permite antecipar os êxitos, controlar os riscos. Planear e preparar a viagem, monitorizar e acompanha-la com o mapa (hoje com o GPS), verificando a todo o momento se estamos a aproximarmo-nos do objetivo.

9 – Inove.
Inove a sua loja, inove no atendimento, inove nos produtos e serviços. A inovação e o trampolim para a melhoria continua, e pode ser fundamental para melhorar a eficácia da sua produção assim como para a sua reputação.

10 – Trabalhe de forma inteligente, saiba gerir o seu tempo
Como um empresário, você precisa possuir ego confiança,
mais um senso interminável de urgência desenvolver suas ideias. Por isso uma boa administração do tempo e fundamental para ter sucesso.

10,5 – A ideia 10,5 é a aplicação prática de todas as anteriores

Armando Fernandes
Consultor de Negócios
Armando.fernandes@net.novis.pt






sexta-feira, janeiro 27, 2012

Reuniões e Produtividade

Publicado no jornal "mais oeste" em 27 de Janeiro de 2012

Participo em muitas reuniões e verifico que há algumas são muito produtivas outras são uma grande seca.
Há reuniões que são uma perda de tempo, outras que saímos iludidos, no entanto há algumas reuniões onde conseguimos atingir os nossos objectivos.

Num pequeno inquérito que realizei a 23 clientes que participaram nos meus seminários sobre gestão de reuniões retirei os seguintes resultados:
  • 62% das reuniões eram improdutivas; 
  • 38% das reuniões realizadas não eram necessárias; 
  • 72% das reuniões duravam muito mais que o tempo necessário; 
  • 48% do tempo dos Gerentes e Directores eram usados em reuniões; 
  • 82% Nunca tinham efectuado o cálculo do preço de uma reunião; 
Pensando na informação de que 48% do tempo de um Gerente é dedicado a reuniões e de que 62% das reuniões eram improdutivas.

Efectuei os seguintes cálculos:
  • Para 40 horas de trabalho semanal 
  • Se for ocupado 48% do tempo em reuniões, semanalmente um Gerente ocupará 19h12m em reuniões. 
  • Se 38% das reuniões realizadas não eram necessárias, verifico que são dedicadas 7h17m por semana em reuniões que podiam ser evitadas. Isto é um dia por semana! 
Se 62% destas 19h12m são improdutivos, correspondem a 10h54m por semana de “trabalho para o boneco”!

Este valor vezes 48 semanas de trabalho correspondem a cerca de 523 horas por ano, representando 63,4 dias úteis trabalhar sem nenhum rendimento!

Com todos estes pressupostos, concluo que:
  • Estes empresários estiveram um dia por semana a fazer reuniões desnecessárias! E que estão 3 meses por ano a fazer reuniões improdutivas! 
Por isso adquirir competências sobre gestão de reuniões é demasiado importante para os nossos resultados como empreendedores.

O que é uma reunião?
  • É um encontro de pessoas que visam atingir um determinado objectivo específico. 
Como realizar uma boa reunião:

Para tirarmos partido de uma reunião há que definir claramente quais são os resultados que se pretendem atingir. Quais os motivos para a realização de uma reunião? Entre outros:
  • Recolha de informação e experiência na posse de um grupo de indivíduos, para permitir tomar decisões com um mínimo de risco. 
  • Planeamento de cações; 
  • Criação de consensos; 
  • Organização de acções; 
  • Vender ou dar sequência a processo de venda; 
  • Atribuição de responsabilidades; 
  • Avaliação do progresso e controlo de actividades; 
Em primeiro lugar devemo-nos certificar de que é mesmo necessário realizar a reunião, pois pode haver alternativas mais produtivas, por exemplo:
  • Use o telefone, chat’s, correio electrónico, etc. 
  • Conferências telefónicas (Skype ou outras ferramentas alternativas). 
  • As conferências telefónicas permitem que se reduza o tempo e custos de deslocação. 
  • A Consolidação de reuniões com outras reuniões é também uma estratégia a ter em conta. 
Considero fundamental a melhoria de competências para gerir reuniões, porque podemos ficar com mais tempo disponível para nós e para a nossa empresa. Por isso saber:
organizar uma reunião!
  • Criar e dominar um grupo e a sua dinâmica! 
  • Criar regras de conduta para a reunião! 
  • Comunicar com as pessoas presentes na reunião! 
  • Controlar o tempo da reunião! 
  • Efectuar reuniões proveitosas! 


Por isso tenho procurado melhorar as minhas competências nesta área e tenho ministrado imensas formações sobre Gestão do Tempo, Liderança e Como Realizar Reuniões.


Destas experiências compilei um conjunto sugestões que podem ser tomadas de imediato e possibilitam melhorias na gestão do tempo e possibilitam a realização de reuniões mias produtivas.
  1. Definir qual o objectivo para a realização da reunião; 
  2. Em função do objectivo perspectivar o tempo que pode dedicar à reunião; 
  3. Convocar as pessoas certas que tenham algo a dar ou a receber dessa reunião. 
  4. Definir a hora em que a reunião deve terminar, porque depois da reunião há outros compromissos; 
  5. Definir a hora de início da reunião; 
  6. Se for uma reunião de rotina, marcá-la sempre para a mesma hora e dia para criar hábito; 
  7. As reuniões de rotina deverão ser avaliadas se são ou não um bom investimento de tempo. Se não conseguimos atingir objectivos com estas reuniões devemos cancelá-las. 
  8. Ter um líder que domine e conduza eficazmente a reunião. 
  9. O condutor da reunião deverá estar colocado num local onde possa controlar tudo o que se passa à sua volta. Se for em redor de uma mesa deverá estar no topo. 
  10. Seleccione um local (físico ou virtual); 
  11. Defina uma agenda. Divulgue a agenda por todos e exija que os documentos necessários para a reunião são entregues a tempo de todos os presentes estarem devidamente preparados; 
  12. Comece a reunião há hora marcada; 
  13. Ignore os atrasos, faça com que os atrasados se sintam incomodados; 
  14. Nunca recapitule o que já foi discutido, nomeadamente quando há pessoas que chegam atrasados, pois assim está a recompensá-lo pelo seu atraso. 
  15. Os telemóveis devem estar desligados, e ou fora do alcance dos participantes. Em reuniões com mais de 1h30 deverão haver pausas de 10 minutos para responder a telefonemas urgentes, e/ou “matar o vício”. 
  16. Tenha estes tempos de pausa colocados na ordem de trabalhos, e controle a reunião para que todos horários sejam cumpridos. 
  17. Permita que todos possam intervir! 
  18. As intervenções devem ser balizadas no tempo e no conteúdo de cada ponto da agenda; 
  19. Tente estabelecer compromissos escritos; 
  20. Se é uma reunião interna da empresa:
    1. Reconhece as realizações e agradeça aos autores; 
    2. Em compromissos assumidos anteriormente que não foram cumpridos tente envolver-se para se certificar que essa pessoa ou pessoas necessitam de ajuda; 
    3. Te que lidar com o tipo de pessoas diferentes que já conhecemos e tomar as atitudes necessárias para combater pessimismos de alguns e destacar os pontos positivos comuns. 
  21. Antes de começar ver se há algum ponto a acrescentar, que poderá ser incluído nessa reunião ou passar para outra reunião. 
  22. Organizar a presença das pessoas na reunião:
    1. Escolhendo os lugares de cada um em função dos nossos objectivos; 
    2. Determinar que as pessoas às quais os assuntos debatidos não interessam saiam da reunião, nem que seja por alguns momentos; 
    3. Entregando-lhes o que é necessário e controlando se estão ou não preparados para a reunião; 
    4. Controlando o uso de telefones, PDA, Tablets, etc. de forma que não haja perturbação. 
  23. Preparar as pessoas para que na próxima reunião tragam devidamente trabalhados os assuntos que lhes dizem respeito. 
  24. Antes de acabar a reunião recolher sugestões de assuntos para a próxima reunião; 
  25. Compartilhar entre todos as conclusões e compromissos estabelecidos na reunião; 
  26. Terminar a reunião à hora marcada. Se houver assuntos ainda para tratar, marcar uma nova reunião ou avaliar se é possível prolongar a reunião. 
  27. Não sirva café ou comida numa reunião pois prejudica a produtividade da reunião. Se a Reunião se realiza às 9h, sirva Cafés às 8h30. 
  28. Se reunião for durante o almoço, será melhor criar uma pausa de 30 minutos para comerem qualquer coisa (servida a todos os presentes na reunião ao mesmo tempo), permitirá uma maior socialização. Terminar a refeição dentro dos 30 minutos e reiniciar a reunião concentrados nos objectivos. 
 De Janeiro de 2012


Armando Fernandes


Business Coach / Consultor de Negócios


Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

segunda-feira, dezembro 05, 2011

“Empresários precisam de treino”

Entrevista de Armando Fernandes ao Jornal “mais oeste” nº 68 de 2 Dezembro de 2011

Realizada pelos Jornalistas Filipa Santos e Jaime Montez da Silva


Jornal Mais Oeste (MO) Explique-nos o que é o business coaching?
Armando Fernandes (AF): Coaching é uma palavra do inglês, vem de coche, carruagem. É adaptada a treino. No negócio trata-se de treinar empresários. É um conceito muito antigo mas muito moderno e associado à forma como se pode ajudar e acompanhar os empresários, pessoalmente e profissionalmente, para atingirem objectivos. À medida das necessidades e objectivos, pessoais, comerciais e empresariais,
É um processo onde identificamos a tomada de consciência de situação profissional e pessoal e, através de processos de mentoring, vamos ajudando-os a atingir esses objectivos, trabalhando em áreas fundamentais para o desenvolvimento empresarial, que tem a ver com vendas, marketing, publicidade, liderança, recrutamento, gestão de pessoas, de sistemas. É uma forma muito simples e rápida de um empresário se concentrar no essencial e começar a ter mais resultados, porque os empresários também precisam de treino.

MO: Como é feita a triagem entre o que é essencial ou não?
AF: Um pouco como os médicos, com um diagnóstico. Um diagnóstico e alguma introspecção. Obrigar que as pessoas a libertarem-se e contarem as suas ansiedades e necessidades.

MO: Já não há tanto receio em partilhar os segredos por detrás do negócio?
AF: Depende. Muitos empresários têm esse receio. A questão é que têm de perceber que hoje não há segredos. A invenção é feita pela associação de ideias e a colocação de mais qualquer coisa. Têm de perceber (os empresários) que estão no mundo competitivo e estão a ser observados por outros. Se têm êxito, vão ser copiados por outros. O que têm de fazer é como um atleta, ir para a frente. A grande diferença hoje nos negócios está na centésima de segundos dos cem metros. Podem fazer tudo muito bem mas se chegar o momento de decisão e não tiverem o produto nas devidas condições, perdem para um concorrente.

MO: Quais são os principais factores de diferenciação entre um empresário que consegue concretizar e outro que fica para trás?
AF: O treino é fundamental assim como a preparação, o planeamento e a organização. A escolha das pessoas certas para os sítios certos, a integração das pessoas, mais do que o recrutamento. Podemos ir buscar o melhor jogador do Mundo mas se não fazemos a integração e se a organização não está preparada para ele trabalhar com as suas competências, ele não produz.

MO: O desporto colectivo é uma boa referência para fazer passar a sua mensagem?
AF: É. Quando um empresário olha para a sua empresa e diz “eu tenho uma equipa” tem um posicionamento diferente do empresário que vai contratar pessoas “para fazer isto”. “Podemos ir buscar o melhor jogador do Mundo mas se não fazemos a integração e se a organização não está preparada para ele trabalhar com as suas competências, ele não produz.”

MO: Não é então apologista do Outsourcing?
AF: O outsourcing, devidamente controlado. O outsourcing não é delegar. É abdicar. Alguém vai fazer este serviço por mim. Quando eu delego, eu devo entregar as coisas e controlá-las.

MO: Na sua opinião é preferível contratar um novo recurso humano?
AF: Não. Depende das situações. Há muitas vezes a incapacidade de algumas organizações conseguirem ir buscar os profissionais devidos para aquela tarefa. Se quiser entregar essa tarefa ao outsourcing, tem de saber qual o resultado final da mesma e exigir que esse resultado final seja obtido.

MO: O seu trabalho passa também por ajudar os empresários a perceber se, em determinada situação, contratar um recurso é uma mais-valia ou se é preferível recorrer ao outsourcing...
AF: Sim. Em primeiro lugar qualquer empresário tem de olhar primeiro para os custos-benefícios e perceber se os benefícios são superiores aos custos.

MO: Já não funcionam as contas à merceeiro?
AF: Funcionam as contas à merceeiro. Neste momento a complexidade de ferramentas de gestão é tão grande associada aos sistemas informáticos que as pessoas se esquecem do fundamental, que é a conta do merceeiro.

 MO: Quando falamos de contas à merceeiro significa que se um produto vale um, vendido por dois, ganha-se um...
AF: Os empresários têm de perceber uma coisa: hoje as empresas têm grandes sistemas de informação. Sabem a informação toda dos clientes e os seus comportamentos. O empresário deve olhar para a folha de caixa diária e para a facturação e entender o comportamento dos clientes. Se perceber o comportamento, tem o melhor sistema de business intelligence para analisar o comportamento e seguir estratégias em função disso.

MO: Cada vez mais se regressa a modelos de negócio do passado e que agora são considerados inovadores. Parcerias e trocas directas entre empresas são exemplos…
AF: É verdade. Nas grandes empresas, em países onde há um espírito colaborativo superior ao nosso, isso é tido em conta. Uma das críticas que faço a certas associações de empresários, é que muitas vezes apenas pretendem financiamento ao invés de concretizarem políticas colaborativas. Uma empresa especialista na produção de determinado equipamento, tendo em conta que tem uma empresa ao lado especialista noutra parte desse equipamento, poderia juntar-se e produzir marcas diferentes. Isso não acontece.

MO: Isso significa fusão?
AF: Não. Significa parceria. O que acontece em Portugal é que há empresas que fazem parcerias com empresas estrangeiras e são “comidas” por essas empresas que têm maior capacidade financeira.

MO: É importante distinguir colaborar e corporativar.
AF: Sim, é verdade. Aliás, o meu raciocínio é idêntico ao que referi em relação ao outsourcing. Seja qual for a empresa, não se deve desligar das suas competências e capacidades. Deve controlar, delegar e não, abdicar. Quando criamos mecanismos de colaboração com outra pessoa e abdicamos, estamos a entregar-lhe a liderança. A empresa não pode perder liderança sobre a sua autonomia e actividade. A empresa, por outro lado, deve ser entendida como equipa e não como um modelo tradicional de patrão e empregados.
É uma entidade colaborativa, tal como o futebol. Cada pessoa tem a sua função e actividade. Cada um sabe o que tem a fazer para atingir um objectivo comum.

MO: Fale-me do Programa Fazer, formação para empresários, que estará disponível até ao final de 2011.
AF: É um sistema de Coaching de grupo. De competências de formação em sala, a empresários, tendo em conta a especificidade das matérias, que são simples como equilibrar uma empresa, como montar um marketing, como motivar e criar condições para vender, como admitir colaboradores, como criar um negócio que dê rentabilidade e liberdade. Estas coisas são dadas em grupo, depois há a componente de trabalho individual. O empresário não fala das suas estratégias e dos segredos de negócio perante os outros, mas fá-lo comigo.

MO: Há portanto, uma análise interna da empresa, do empresário mas também da relação entre a empresa e o consumidor final.
AF: É verdade. Passa muitas vezes por um empresário entender o seu mercado. Tenho encontrado imensos empresários que mandam fazer estudos de mercado que são, muitas vezes, ajustados aos resultados que as pessoas pretendem. A primeira coisa que um empresário tem de ter perceber é a sensibilidade de saber quem são os seus clientes e, a partir daí, pode montar comigo uma estratégia de aproximação e desenvolvimento dos seus clientes. Temos de nos lembrar que 68% das pessoas deixam de nos comprar porque os ignoramos e não por causa do preço.

MO: O conceito de topservice encaixa nesta situação?
AF: Encaixa sim.

MO: A vertente de proximidade e o serviço de acompanhamento é essencial e está a ser adoptado pelas grandes empresas?
AF: As grandes empresas têm cartões de fidelização que são dados por grandes superfícies para fazer isso.  É  uma proximidade impessoal, mas no fim quando aparece uma conta, não diz quanto gastou, diz em letras garrafais “Você tem não sei quantos euros para receber”. As empresas, principalmente tradicionais, têm de pensar como pensava o merceeiro, que sabia os gostos pessoais da família toda. Isto é a diferença. As grandes empresas investem seriamente nesta situação, é evidente que também investem noutras. O pequeno empresário tem alguma dificuldade mas tem uma capacidade que as grandes empresas não têm. Pode ajustar a sua actividade à inovação neste mercado. É errado alguém criar uma empresa e ir tentar conquistar mais mercado, quando o vai fazer, só o consegue combater com o preço. Se ele preparar um produto, e trabalhar seriamente neste mercado, tem potencialidade de ter êxito. Não digo que o terá, porque há outros componentes.

MO: O que gostaria de acrescentar mais?
AF: Sou um cidadão do Oeste, trabalhei muitos anos em Lisboa. Sou torreense e há quatro anos decidi trabalhar com esta actividade de business coach. Vim trabalhar para o Oeste porque estou perto da minha família e também porque deixei de entrar na confusão do trânsito em Lisboa, fartei-me em vinte e tal anos. Decidi fazer algo que me dá gosto. Consigo verificar resultados e entendê-los. Decidi ajudar a economia local e os empresários a terem negócios mais rentáveis e, assim, ajudar também a economia regional. Tenho serviços de coaching, de formação, de recrutamento e integração de pessoas e, quando trabalho, trabalho sozinho. E isto devido à questão da confidencialidade. Tenho também o princípio de, se estou a trabalhar com um negócio, só passado um ano, trabalharei com uma empresa com a mesma actividade.

Publicada no jornal “mais oeste” de 2 de Dezembro de 2011 edição nº 68
Pode fazer o download deste jornal no site http://agenciaglobal.org/

segunda-feira, outubro 17, 2011

Algumas ideias para fazer crescer um negócio – Pequenas Empresas!


A experiência que tenho no coaching e consultoria de negócios levou-me à presente reflexão que tenho todo o gosto em partilhar!
Encontre o seu nicho de mercado.
Uma empresa pequena com recursos limitados, nomeadamente pouco capital e reduzido número de colaboradores deverá tentar perceber naquilo que faz de melhor, especializar-se em produzir ou fornecer algo de muito bom e procurar arranjar os clientes que necessitam dos seus produtos e serviços
A especialização pode ser uma vantagem comparativa.
As pequenas empresas têm de pensar na melhor forma de competir com os gigantes. Elas têm algumas vantagens competitivas, pois conseguem ter maior flexibilidade para responder rápida e eficazmente aos pedidos que lhe são feitos, assim como fornecer serviços devidamente personalizados!
Crie produtos e serviços diferentes.
As pequenas empresas podem personalizar os produtos e serviços que executam realçando esse facto pois podem apresentar soluções à medida das necessidades dos clientes. Por isso se a PME estudarem a concorrência e conhecerem efectivamente as necessidades dos seus clientes podem oferecer coisas diferentes e personalizadas que encantam os clientes.
Impressione os clientes.
Não é normal ter uma segunda oportunidade por isso a PME deve impressionar desde o primeiro momento, porque normalmente não tem uma segunda oportunidade.
Quero com isto dizer que desde o atendimento personalizado (presencial ou ao telefone), deverá ser preciso, coerente, e criar empatia. Por isso deverá melhorar todas as suas competências na arte do atendimento e envolvimento com os clientes.
Cuide da sua reputação
É de facto imperativo que a sua reputação seja boa, não só como pessoa, mas também da empresa, pois nas PME a empresa confunde-se com os seus proprietários. Por outro lado a qualidade dos produtos e serviços deve ser elevada para que cada cliente seja uma máquina de referenciação da sua empresa.
Procure a melhoria constante.
A falta de cuidado com a qualidade pode levar ao afastamento de clientes, por isso a preocupação de servir bem, com qualidade no tempo útil (considero o tempo útil quando o clientes tem necessidade do produto ou serviço). Junte a esta preocupação a inovação pois assim poderá ir buscar mais clientes e surpreender os actuais. Por outro lado para os produtos e serviços inovados, há menor concorrência e por isso podemos conseguir obter mais-valias significativas.
Escute seus clientes com atenção.
Ouvir os clientes é a melhor forma de perceber o que eles necessitam. Por outro lado é forma de criar a empatia necessária para melhorar as vendas. Os clientes gostam de se sentir importantes e ao serem ouvidos sentem que nos preocupamos com eles.
O facto de nos focalizarmos nos clientes ajuda-nos no processo de fidelização, e torna-os numa ferramenta de marketing para a nossa empresa pois recomendam-nos aos seus amigos e parceiros
Planeie e monitorize a execução do plano
Citei neste blog  Brain Tracy, ” que em “cada minuto gasto com planeamento se poupa dez minutos de execução”.
Ora um bom planeamento ajuda a aumentar a eficácia do que é realizado, e permite antecipar os êxitos, controlar os riscos.
Planear é preparar a viagem, monitorizar é acompanhá-la com o mapa (hoje com o GPS), verificando a todo o momento se estamos a aproximarmo-nos do objectivo.
Inove.
Inove a sua loja, inove no atendimento, inove nos produtos e serviços. A inovação é o trampolim para a melhoria continua, e pode ser fundamental para melhorar a eficácia da sua produção assim como para a sua reputação.
Trabalhe de forma inteligente, saiba gerir o seu tempo
Como um empresário, você precisa possuir ego – confiança, mais um senso interminável de urgência desenvolver suas ideias. Por isso uma boa administração do tempo é fundamental para ter sucesso.
Estabeleça uma política de parcerias
Não está sozinho no mundo por isso procure outros empresários como você e estabeleça parcerias, onde possam partilhar serviços e produtos, assim como fornecer serviços e produtos complementares.
 Faça Network    
Uma “Network” é uma rede de contactos pessoais e profissionais organizada, e estruturada para criar ligações de pessoas, com a finalidade de promover o intercâmbio de informações, formação e ajuda ao desenvolvimento de negócios.
Uma rede de contactos é uma das formas mais eficientes de relacionamento profissional, pois permite conhecer pessoas, cimentar relações e criar mecanismos de confiança favoráveis ao desenvolvimento de negócios e promoção do mercado de trabalho.
Trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching  numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!

Armando Fernandes
Business Coach / Consultor de Negócios

domingo, outubro 16, 2011

Saber comunicar é fundamental para efectuar uma boa gestão


Tenho efectuado muitos Seminários e Consultoria sobre diversos temas organização empresarial, nomeadamente sobre a gestão do tempo, reuniões, liderança, gestão de equipas, verifico que a maioria dos empreendedores tem dificuldades de comunicação e não tem implementadas estratégia de comunicação com os seus clientes nem com a organização que lideram.
Por isso criei um Questionário para os meus clientes, e decidi disponibilizá-lo na Internet de forma a prestar um contributo para  melhoria da vossa comunicação. (pode fazer download do questionário em http://www.personal-business-coach.pt/downloads/ .
Sugiro que tente responder a estas perguntas, efectue uma análise da sua política de comunicação pessoal e empresarial.
Se entender aprofundar algum destes temas entre em contacto comigo, pois terei todo o gosto em apoiá-lo a melhorar a sua comunicação.
A essência do trabalho do Gerente de uma empresa é comunicação e os resultados da actividade dependem sempre da eficácia da comunicação.
Níveis de comunicação elevados facilitam:
  • a partilha de objectivos e de responsabilidades
  • o reforço de processos de trabalho em equipa (com as consequentes sinergias)
A comunicação facilita a organização e melhora a cultura organizacional. Pois contribui para:
  • Alinhamento da organização
  • Focalização da organização
  • Eficiência
  • Motivação Pessoal
  • Trabalho em equipa
  • Clima organizacional
  • Contribuição Individual
  • Melhoria Continua
Porque a melhoria da comunicação aumenta a influência individual do Gerente e melhora a eficácia organizacional. No entanto esta melhoria exige um esforço grande, muito treino para que se torne sensível às mensagens que vêem do interior e do exterior da sua organização.
Existem muitas barreiras a uma verdadeira comunicação:
  • Ignorância
  • Cultura
  • Falta de tempo
  • Trabalho envolvido
  • Custos da Comunicação
  • Outras prioridades
  • Jogos de Poder
  • Técnicas deficientes
Por isso a comunicação deverá ser, consistente, credível, continua, criativa e cooperativa.
Espero que trabalhe com o questionário que facilito.
Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!
Armando Fernandes
Business Coach / Consultor de Negócios
armando.fernandes@net.novis.pt

sexta-feira, outubro 14, 2011

Planear e controlar a empresa com um Orçamento


“O senhor poderia dizer-me, por favor, qual o caminho que devo tomar para sair daqui?”
“Isso depende muito de para onde você quer ir”, respondeu o Gato.
“Não me importo muito para onde…”, retrucou Alice.
“Então não importa o caminho que você escolha”, disse o Gato.
“… contanto que dê em algum lugar”, Alice completou. (…)
(Diálogo entre o gato Cheshire e Alice – retirado do livro “Alice no País das Maravilhas” de Lewis Carrol)
Tenho verificado que existem muitas empresas e empresários, que têm um comportamento parecido com o da Alice. Não sabem para onde querem ir nem o que caminho de devem tomar.
Poucos são os empresários que organizam um plano de negócios, muitos dizem “estou muito ocupado para planear…”. Intrepreto o inverso, isto é:
- está demasiado ocupado porque não planeia.
Um Plano de Negócios é um dos instrumentos de trabalho mais importantes para um empresário que queira controlar o seu destino, por ter o poder de possuir um documento com as linhas de orientação estratégica que lhe traça o caminho para onde ele quer ir.
O Plano de Negócios é um documento que congrega a missão, visão, crenças, resultados, estratégias, objectivos e tácticas das actividades da empresa e sistematiza a informação necessária para a sua concretização, é também uma ferramenta de previsão, antecipação e resolução de problemas.
Existem dois tipos de planeamento. O de longo prazo, normalmente com objectivos estratégicos, e o de curto prazo normalmente com fins táticos.
O plano estratégico é, para a empresa, como um todo, mas o plano táctico descreve como os sectores irão concretizar os objectivos traçados e as metas estratégicas.
Todas as pessoas da empresa devem trabalhar como uma verdadeira equipa convergindo para que se atinja o destino planeado. O papel do empresário é o de capitão dessa equipa, definindo objectivos e controlando de forma efectiva os resultados obtidos.
Controlar uma empresa é fundamentalmente medir e testar o seu progresso face aos planos, e assim analisar de forma comparativa o que vai acontecendo face ao que foi planeado. Para isso deve controlar:
- a evolução dos custos e dos proveitos;
- a tesouraria;
- o tempo;
- e, o processo de distribuição.
Estes sistemas de controlo são fundamentais para que haja consistência no negócio.
Um orçamento é o instrumento de gestão que está subjacente ao processo de planeamento e controlo no âmbito do negócio, porque com um orçamento prevemos onde queremos aplicar o dinheiro, tendo como base as expectativas de rendimentos futuros.
O orçamento empresarial fornece o mecanismo para assegurar a correcta medição dos custos e controle das actividades da empresa. Ao mesmo tempo, ele expressa, em termos financeiros, as estratégias e tácticas da empresa, ajudando a medir os resultados.
Prever o futuro geralmente é uma tarefa difícil e desagradável. O futuro, é um alvo móvel e um adequado planeamento e controle orçamental devem reflectir incerteza e risco. Um controlo de execução do que foi planeado permite ao empresário e à sua equipa saber quais os resultados que estão a atingir, e ajudar a modificar, melhorar e adaptar as tácticas que estão a aplicar.
Não devemos esquecer que uma empresa deverá ser uma máquina sofisticada de fazer dinheiro, e que tem imensas responsabilidades sociais, para os proprietários, empregados e fornecedores.
“A maioria das pessoas não planeia fracassar, fracassa por não planear.” (John L. Beckley)
Sr. Empresário: trabalhe estes conselhos, se tiver necessidade de falar e esclarecer algum conceito inscreva-se numa sessão de coaching, numa das próximas quintas-feiras. Terei muito gosto em esclarecê-lo e ajudá-lo!
Armando Fernandes
Business Coach / Consultor de Negócios